6 sposobów na efektywną pracę w chaosie :)

Nie od dziś wiadomo, że najlepiej jest jeśli skupimy się w pracy na jednym działaniu.

Sama wielokrotnie pisałam o priorytetach – jakie to ważne w codziennym funkcjonowaniu w biznesie ( i w sumie nie tylko w biznesie).
Wiele ludzi sukcesu pisze o tym, jak ważne jest, aby nie brać na siebie zbyt wielu spraw na raz, bo rozpraszamy naszą energię. I w efekcie nie idziemy do przodu.

Też uważam, że rozdrabnianie się na wiele działań nie jest sensowne. Co więcej – bardzo często bywa szkodliwe.
Idealna sytuacja jest wtedy, kiedy faktycznie możemy sobie pozwolić na taki dłuższy czas, kiedy nasz umysł jest zajęty tylko jedną tematyką.

Niestety realia wielu z nas są inne.

W niepewnych czasach, często dywersyfikujemy swoje działania biznesowe, prowadzimy różne inicjatywy równocześnie i mamy różne obszary działania.
Dążymy do uzyskiwania dochodu pasywnego – ale to też pochłania naszą uwagę , chociaż docelowo ma dziać się samo.

Z moich doświadczeń i obserwacji wynika, że bardzo rzadko są biznesy, które „dzieją” się same. Najczęściej każda nasza inicjatywa wymaga mniejszej lub większej naszej uwagi i czasu. Na początku większej, potem często mniejszej.

Z jednej strony –  takie działanie daje potencjalne bezpieczeństwo finansowe, ale z drugiej – istnieje duże ryzyko rozproszenia i stania w miejscu.
Bardzo często się zdarza, że nie możemy poświęcić całego swojego czasu jednemu tematowi – zwykle realizujemy kilka projektów jednocześnie.

Co wtedy zrobić?

No można oczywiście spróbować, za sugestią wielu autorytetów bieznsowych – wyeliminować część zadań na przykład poprzez:

  • delegowanie zadań
  • ustalenie planu (i prioretetów) i zakończenie niektórych działań
  • lub zamrożenie ich i odłożenie w czasie.

Nie zawsze jest możliwość zrobienia podobnego kroku.

Sama widzę, że chociaż bardzo, bardzo się staram, priorytetów biznesowych jest sporo i na ten moment nie mogę zupełnie się nawet od części odciąć, nawet jakbym chciała.

Mogłabym teraz załamać ręcę i się poddać.

Ale to byłoby bez sensu, prawda?

Dlatego szukam sposobu, jak w takiej rzeczywistości mimo wszystko, efektywnie funkcjonować

  1. Priorytety z priorytetów

Znowu te priorytetu, powiecie;)
Ano znowu:)

I wartości. Zanim ustalimy plan działania i listę zadań, warto chwilę poświęcić na przypomnienie sobie na czym nam w biznesie i życiu zależy. Wtedy możemy dokonać świadomych wyborów – co chcemy robić w pierwszej kolejności, co musimy, co możemy odłożyć na inny czas.

  1. Minimum z minimum

Jeśli już wiemy co jest dla nas ważne pojawia się punkt następny czyli odpowiedź na trzy pytania, co w tej sytuacji:

– mogę

– muszę

– przyniesie konkretny efekt/rezultat

Tworzymy listy zadań (rozkładamy je w czasie) i powoli, krok po kroku realizujemy.

  1. Podział działań na projekty, plany ustal sobie deadline’y

W sytuacji kiedy nasze życie zawodowe nie może być poświęcone tylko jednem zagadnieniu, dobrze jest podzielić sobie te obszary na projekty.

Możemy w tym celu skorzystać z konkretnego programu online  do zarzadzania projektami (Nozbe, Bascamp itp) albo rospiasać to wszystko w notesie.
Wybierzcie ten sposób, który wydaje się się łatwiejszy.

Pracując na etacie mamy nad sobą szefa, który pilnuje, aby nasze obowiązki były wykonane na czas. Pracując na własny rachunek, naszym szefem jest zazwyczaj klient – to z nim ustalamy terminy wykonania usługi.  Są jednak zadania, które możemy odłożyć w czasie (zazwczaj są to zadania ważne, ale nie pilne np. nowa oferta, nowy  arykuł, webinar. )

Wszystkie te zadania są ważne, ale przecież świat się nie zawali, jak się trochę przesuną w czasie…

Niby nie ma znaczenia, czy mój kurs online uruchomię w lipcu czy w sierpniu, czy dopiero jesienią.

Niby nie ma… Ale może jednak ma, prawda?

Ustalaj sobie plany, deadline'y. To bardzo ważne, że działania nie były chaotyczne. I pamiętaj – jak się nie trzymasz własnych ustaleń, to oszukujesz samą siebie. 

  1. Delegowanie

Delegowanie to trudny temat. Wiele z nas ma wrażenie, że wszystko zrobimy najlepiej same. Albo, że nie mamy funduszy na zlecenie zadań komuś innemu.
I pewnie do pewnego moment tak jest. Ale zwykle przychodzi taki  czas, że stworzenie zespołu współpracujących osób będzie wręcz koniecznością – dla naszego dobra i naszego biznesu.

Przy okazji pojawia się kolejne zagadnienie- zaufanie.
Jeśli chcemy delegowac i mieć spokojną głowę – muszą to być osoby godne zaufania i profesjonalne.

  1. Praca blokami czasowymi

W sytuacji, kiedy tematów w naszej pracy jest sporo, warto podzielić swoją pracę na bloki czasowe. W zależności od specyfiki naszej działalności – możemy wybrać bloki godzinowe, dniowe lub tygodniowe.

Na przykład – ustalam, że w tym tygodniu większość mojej uwagi zajmuje praca nad kursem online – dla osób rozpoczynających prowadzenie swojej firmy: zbieram materiały, tworzę program i landing page, powoli planuję reklamę i wpisy promujące kurs. Cała moja uwaga jest skoncentrowana na jednym temacie.

Jest to oczywiście wersja idealna, których jak wiadomo nie  ma, ale próbowac zawsze warto:)

  1. 100 % skupienia

Brak koncentracji to zmora naszych czasów. Z każdej strony bombardują nasz informacje, kuszą media społecznościowe i programy pocztowe. Chcemy być cały czas na bieżąco, wiedzieć szybko wszystko. Przeskakujemy z tematu na temat, ze strony na stronę.

Jeśli wpadniemy w wir informacyjny, bardzo trudno potem nagle się zatrzymać i skupić tylko na jednym zadaniu. Sama widzę po sobie, jak bardzo jest to trudne.

Co zrobić?

Jeśli zabierasz się do pracy, wyłącz przeglądarkę, mail i wycisz (lub wyłącz) telefon. Jesli pracujesz w domu: nie sprzątaj, nie włączaj prania, nie gotuj obiadu przy okazji.
W pracy, żeby mieć cisze i spokój – zamknij swój pokój, , pracuj w sali konferencyjnej, ostatecznie załóż słuchawki.

Zrób wszystko, żeby ograniczyć rozpraszacze.

Ćwicz uważność, medytuj, uprawiaj sport (ja preferuje jogę). Wybierz taką aktywność, która z jednej strony oczyści umysł a z drugiej wzmocni ciało.

Jak widzisz, praca w chaosie jest możliwa:)
Wystarczy, że wprowadzisz te kilka zasad w życie a zobaczysz, jak szybko i efektywnie możesz realizować swoje marzenia. 

Powodzenia!

 

  • Bardzo podobają mi się określenia „priorytety z priorytetów” i „minimum z minimum” – łatwo zapamiętać, żeby się pilnować! 🙂

  • Zgadzam się ze wszystkim co napisałaś, i mimo, że w teorii wszyscy to doskonale wiedzą, to jednak warto czasami przypomnieć sobie te oczywistości, bo bardzo łatwo wylatują one nam z głowy.

  • Bloki czasowe to coś co muszę u siebie wprowadzić. Ostatnio miałam tyle na głowie że ostatecznie nic nie zrobiłam.

  • Michalina Tańska

    Bardzo przydatne dla osób, które lubią porządek i dobrze czują się w rolach przywódczych 🙂

  • Magdalena

    Dziękuję:)

  • Magdalena

    Tak myślisz? nie patrzyłam na to pod tym kontem. ciekawe.

  • Magdalena

    Bloki czasowe to bardzo dobry sposób na chaos. Zdecydowanie polecam.

  • Magdalena

    Tak, to są takie metody, o którym zdarza nam się zapominać. To prawda.

  • Michalina Tańska

    Myślę, że wiąże się to z rodzajem motywacji, jaka kieruje ludźmi. Znam wiele osób, które robią plany i się ich trzymają oraz takie, które robią plany i rzucają je w kąt po jednym dniu 🙂 Kwestia bardzo indywidualna 🙂